ניהול פרויקט (כל פרויקט, לא רק פרויקט בנייה!), עוסק בשלושה תחומים:

• משאבי הפרויקט (חומרים, כח אדם, כסף).

• זמן.

• איכות.

 

חשיבות גורם הזמן ברורה לכל. אם בניית ביתנו תתעכב ותסתיים מספר חודשים אחרי המועד שתוכנן לכך, יהיו לכך השלכות רבות וכבדות משקל, כגון צורך בתשלום שכר דירה לתקופת העיכוב, צורך בהסעת ילדים לבית הספר במקום המגורים החדש, צורך בנסיעות ארוכות יותר למקום העבודה החדש ועוד. תכנון נכון של לוח הזמנים לביצוע הבנייה ובקרה טובה עליו, יבטיחו שלא יהיו עיכובים בביצוע הבנייה והבית יושלם במועד.

 איך עושים זאת?

השלב הראשון בתכנון של לוח זמנים לפרויקט הוא תכנון עץ המבנה של הבית -Work Breakdown Structure(WBS) .

עץ המבנה הוא תרשים הירארכי של כל המוצרים והמרכיבים של הבית. עץ המבנה אינו מציג תהליכים אלאתוצרים בלבד. על עץ המבנה לכלול את כל התוצרים המרכיבים את הבית.

להלן דוגמא של הרמה העליונה של עץ מבנה להקמת בית:

1. תכניות הגשה.

2. היתרי בנייה.

3. תוכניות עבודה.

4. שלד הבניין.

5. מערכות הבניין.

6. גימורים.

7. אישור איכלוס.

בהכנת עץ המבנה יש להקפיד על כמה כללים:

1. עץ המבנה חייב להכיל את כל מרכיבי הפרויקט הכלולים במסגרת הגדרת הפרויקט.

2. הגדרת המרכיבים צריכה להיות ברורה וחד משמעית.

3. סיכום המרכיבים של רמת ה"ילדים" צריכה להסתכם בדיוק לרמת ה"הורים".

4. אסור שתהיה חפיפה בין מרכיבים שונים של עץ המבנה.

5. רמת הפירוט של עץ המבנה צריכה להיות תואמת למורכבות הפרויקט, להיקפו ולאופן הבקרה עליו.

אם רמת הפירוט של עץ המבנה תהייה גדולה מידי, יכולת השליטה והבקרה עליו תהיה מוגבלת ולהיפך, אם רמת הפירוט תהייה נמוכה מידי, לא תהיה אפשרות לשלוט על כל מרכיבי הפרויקט ולקיים בקרה נאותה.

 

רמת הפירוט של עץ המבנה צריכה להתאים לרמת הידע המצוי בעת הכנת עץ המבנה. עץ המבנה הוא מסמך דינמי שיש לעדכנו במהלך התקדמות התכנון. הפירוט של עץ המבנה ילך ויגדל ככל שהתכנון של הפרויקט יתקדם. בגמר התכנון חייב עץ המבנה להיות מושלם!

ניתן לחלק את עץ המבנה של הפרויקט לפי שלבי החיים של הפרויקט, אך במקרה זה יש להקפיד שהחלוקה לשלבים תהייה ברורה וחד משמעית, לדוגמא:

1. תכנון מוקדם.

2. תכנון מפורט.

3. אישורי רשויות.

4. בנייה.

5. איכלוס.

 

להלן דוגמא של עץ מבנה פשוט בן 3 רמות עבור בניית בית פרטי

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

אחרי שנקבע עץ המבנה של הפרויקט, ניתן לגשת להכנת לוח הזמנים לביצוע הפרויקט.

בתכנון לוח הזמנים לביצוע עבודות הבנייה יש לקחת בחשבון את הנושאים הבאים:

1. לוח הזמנים יכלול פעילויות שכל אחת מהן, או כמה מהן, מביאות להשלמה של מוצר/מרכיב בניין הכלול בעץ המבנה של הפרויקט. לדוגמא: לשם השלמת ביצוע יסודות הבניין יש לבצע מספר פעילויות:

   1. חפירה ליסודות.

   2. הכנת תבניות ליסודות.

   3. סידור הברזל ליסודות.

   4. בדיקת הברזל ע"י המהנדס.

   5. יציקת בטון ביסודות.

   6. אשפרת הבטון.

   7. פרוק תבניות.

   8. מילוי חוזר.

2. חלק מהפעולות יכולות להתחיל ללא קשר לפעולות האחרות, חלקן יכול להתחיל רק לאחר סיום פעולה או פעולות אחרות וחלקן יכול להתבצע במקביל לפעולות אחרות. אלו הן הגדרות התלות בין פעילויות שונות. הגדרת התלות חשובה ביותר לצורך קביעת לוח הזמנים לפרויקט.

3. אין לפרט בלוח הזמנים פעילויות שמשך הזמן לביצוען קטן מיום אחד- אין לכך משמעות בתכנון פרויקט מסוג זה.

4. מאחר שלוח הזמנים משמש כלי למעקב ולבקרה על הבנייה, הרי גם אם הבנייה מבוצעת כולה ע"י קבלנים המספקים את החומרים לבנייה, רצוי להכניס פעילויות של הזמנה ורכישת חומרים ומוצרים שזמן אספקתם ארוך, כדי שניתן יהיה לוודא שהקבלן/ים יזמין/ו אותם מבעוד מועד.

5. בעת הכנת לוח הזמנים יש להיוועץ עם אנשי מקצוע בתחומים המתאימים כדי להבטיח שלא יושמטו פעילויות מסוימות ושאומדן משך הזמן לביצוען יהיה סביר.

 

לשם הכנת לוח זמנים ניתן להשתמש בתוכנות לניהול פרויקטים הקיימות בשוק, שהידועה ביותר בהן היא - MS Project  של חב' מיקרוספט. תוכנה חדשה המופצת בחינם ניתן למצוא באתר:

http://ganttproject.biz/download.php

לצרכים של הבונה הפרטי היא מתאימה בהחלט!

תוכנות אלו מחשבות את לוח הזמנים, בהתחשב במשך הזמן של כל פעילות, בפעילויות שחייבות להסתיים לפני התחלת פעילות אחרת ובמשך זמן ההמתנה בין התחלת פעילות אחת להתחלתה של פעולה אחרת. חישוב זה נעשה על בסיס ניתוח רשת כגון PERT או CPM. המעוניינים ללמוד יותר על הנושא מוזמנים להכנס לאתר:

http://en.wikipedia.org/wiki/PERT

 

לוח זמנים בסיסי

תכנון לוח הזמנים הוא הבסיס עליו נסמך תהליך הבקרה של התקדמות הפרויקט. כדי שהתהליך יהיה יעיל, יש לשמור את לוח הזמנים המתוכנן, לאחר השלמתו, כלוח זמנים בסיסי. כאשר מעדכנים  את מצב הפרויקט והתקדמותו (מומלץ לעשות זאת באופן שוטף, בדרך כלל אחת לשבוע) ניתן להפיק דוח"ות שונים המציגים את לוח הזמנים בפועל, מול לוח הזמנים שתוכנן (לוח הזמנים הבסיסי)בחתכים שונים שהתוכנה מאפשרת ( למשל- ניצול משאבים, % ההתקדמות ועוד) לצורך איתור הבעיות ותכנון השינויים הדרושים כדי לתקן את הסטיות.

משאבים

משאבים הם הכסף, החומרים, כוח האדם והציוד הדרושים לביצוע של כל פעילות. בעת הזנת הפעילויות השונות בתוכנת ניהול הפרויקטים, ניתן להזין את נתוני המשאבים השונים. שילוב המשאבים בתכנון לוח הזמנים של הפרויקט מאפשר לקחת בחשבון את זמינות המשאבים בתכנון ולמנוע הווצרות של "צווארי בקבוק" הנוצרים כתוצאה מאי היכולת להעמיד את כל המשאבים הדרושים לביצוע פעילות מסויימת בזמן שתוכנן עבורה.

כאשר הפרויקט מבוצע ע"י קבלן או קבלנים, לרבות החומרים, המשאבים היחידים שיש להזין הם העלויות של כל פעילות. אם אספקת החומרים נעשית ע"י המזמין בעצמו, יש להזין גם את החומרים הדרושים לכל פעילות.

 

התוכנות מאפשרות הצגת לוח הזמנים כתרשים Gantt - תרשים קווי המציג כל פעילות בשורה אחת, בה מצויינים מועד התחלתה, מועד סיומה ובמהלך הביצוע - גם % הביצוע והפיגור בביצוע הפעילויות, אם קיים.

תרשים Gantt הוא כלי קל להבנה ונוח להצגה של מצב הפרויקט, אך לצורך המעקב והבקרה על הבנייה, יש להשתמש בדוח"ות השונים שהתוכנות הנ"ל מאפשרות לייצר ושבאמצעותם ניתן ללמוד על מצב הפרויקט, לאתר את נקודות התורפה שלו ולתכנן על בסיס מידע זה את פעולות התיקון הדרושות על מנת לאפשר סיום הפרויקט במועד שתוכנן (או להקטין את הפיגור הצפוי ככל שניתן).

להלן קטע מתוך תרשים גנט לבניית בית פרטי שהוכן בתוכנת.MS Project